Si on commençait par différencier Dématérialisation et Numérisation ?
La dématérialisation fait partie des problématiques des entreprises et des administrations. Pourtant, elle est encore souvent réduite au simple fait de numériser des documents comme les bulletins de paie.
Mais si la dématérialisation des bulletins de paie était la porte ouverte à une digitalisation plus large de l’ensemble du parcours collaborateur, de son arrivée dans l’entreprise à sa sortie ?
Comment le télétravail renforce le besoin d'une digital workplace
Un espace numérique d’entreprise – la digital workplace – est donc un enjeu clé du succès de la digitalisation de l’entreprise et au-delà, du sentiment d’appartenance et de la culture de l’entreprise. Les RH, la communication interne et de manière générale les dirigeants doivent mettre en place un espace où tous les profils de l’entreprise sont inclus et qui favorise la diversité qu’elle soit géographique ou bien des profils : les travailleurs de l’information derrière leur PC, depuis Teams ou un navigateur, les équipes terrain depuis leur smartphone et également les générations les moins à l’aise avec les outils numériques. Le succès d’une telle plateforme participera également au bien-être au travail des collaborateurs, en baissant la charge mentale liée au travail en mode hybride et favorisera l’émergence de l’intelligence collective.
Les tendances RH pour 2021*
- Virtualité
En réponse au besoin de distanciation physique et avec la mise en place massive du télétravail, les outils digitaux ont permis de connecter les humains entre eux et de préserver le sentiment de collectif.
- Humilité
Qui dit situation inédite dit aussi grande part d’inconnu. Pour la surmonter, l’humain doit être placé au centre. « Nous sommes confrontés aujourd’hui à de nouveaux défis que nous n’avons jamais rencontrés auparavant. Il ne faut pas s’attendre à ce que l’on ait toutes les réponses. »
- Connexion
Ce sont les connexions et les synergies qui créent de la valeur. En contexte de télétravail, il est important de gommer la distance pour éviter l’isolement, l’éloignement et la démobilisation des collaborateurs. Le rôle de l’entreprise est de permettre à chacun de connaître et exploiter sa valeur en interaction avec les autres.
- Authenticité
Revenir à l’essentiel était au centre des préoccupations de tous durant cette année 2020. La pandémie a amené les collaborateurs à se concentrer sur leurs besoins les plus importants. Dans ce contexte, l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle a figuré parmi les attentes les plus exprimées au cours de l’année passée.
*source: Talentsoft
À quoi ressemble le parcours collaborateur entièrement digitalisé ?
- Pour le futur collaborateur :
- Gestion du contrat à distance à travers la signature électronique
- Envoi des documents via une plateforme digitale (carte d’identité, RIB, etc.)
- Une fois le collaborateur intégré à l’entreprise :
- Accès à un coffre-fort sécurisé pour héberger tous les documents le concernant dans son espace personnel : ses bulletins de paie, relevés d’heures, les avenants au contrat ou encore le compte rendu de l’entretien annuel à signer, des notes d’information nominatives ou communes à toute l’entreprise
- À la fin de son contrat :
- Le salarié peut retrouver les documents liés à son départ.
- Avantages : Gain de temps / traçabilité des documents / facilité de contrôle
