Si on commençait par différencier « Dématérialisation » et « Numérisation » ?
La dématérialisation fait partie des problématiques des entreprises et des administrations. Pourtant, elle est encore souvent réduite au simple fait de numériser des documents comme les bulletins de paie.
Il s’agit en revanche d’un processus bien plus large, de transformation des activités, des processus et des modèles d’affaires, dans le but de les automatiser, les optimiser ou les améliorer. C’est un processus qui va impliquer des technologies numériques, telles que des logiciels, applications, systèmes informatiques ou plateformes en ligne.
Mais alors, si la dématérialisation des bulletins de paie, n’était qu’un point de départ et finalement la porte ouverte à une digitalisation plus large de l’ensemble du parcours collaborateur, de son arrivée dans l’entreprise à sa sortie ?
émergence de nouveaux besoins : répercutions directes de la pandémie
La pandémie a contraint la grande majorité des entreprises à repenser leur organisation et leur fonctionnement. Bien souvent, le travail à distance était la règle, ouvrant la voie à des mode de collaboration digitaux et révélant l’importance et la performance des outils numériques. Ces nouvelles pratiques ont bousculées le quotidien des collaborateurs et fait émerger de nouveaux besoins :
La virtualité
En réponse au besoin de distanciation physique et avec la mise en place massive du télétravail, les outils digitaux ont permis de connecter les humains entre eux et de préserver le sentiment de collectif.
L’humilité
Qui dit situation inédite dit aussi grande part d’inconnu. Pour la surmonter, l’humain doit être placé au centre. « Nous sommes confrontés aujourd’hui à de nouveaux défis que nous n’avons jamais rencontrés auparavant. Il ne faut pas s’attendre à ce que l’on ait toutes les réponses. »
La connexion
Ce sont les connexions et les synergies qui créent de la valeur. En contexte de télétravail, il est important de gommer la distance pour éviter l’isolement, l’éloignement et la démobilisation des collaborateurs. Le rôle de l’entreprise est de permettre à chacun de connaître et exploiter sa valeur en interaction avec les autres.
L’authenticité
Revenir à l’essentiel était au centre des préoccupations de tous durant cette année 2020. La pandémie a amené les collaborateurs à se concentrer sur leurs besoins les plus importants. Dans ce contexte, l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle a figuré parmi les attentes les plus exprimées au cours de l’année passe.
Comment le télétravail renforce le besoin d'une « digital workplace »
Un espace numérique d’entreprise, la « digital workplace », est donc un enjeu clé du succès de la digitalisation de l’entreprise et au-delà, du sentiment d’appartenance et de la culture de l’entreprise. Les RH, la communication interne et de manière générale les dirigeants, doivent mettre en place un espace où tous les profils de l’entreprise sont inclus. Cet espace numérique favorise la diversité, qu’elle soit géographique ou bien des profils : les travailleurs de l’information derrière leur PC, depuis Teams ou un navigateur, les équipes terrain depuis leur smartphone et également les générations les moins à l’aise avec les outils numériques.
Ces espaces de travails virtuels permettent de collaborer à distance, partager des documents, participer à des réunions en ligne, etc. Cela répond très bien aux problématiques du télétravail ou du travail hybride et facilite la collaboration et la communication à distance.e et l’émergence de l’intelligence collective.
automatiser les processus rh du parcours collaborateur et faciliter l'accès à l'information
Le portail en ligne va centraliser et rendre accessibles et sécurisées, toutes les informations pertinentes du collaborateur concernant son parcours au sein de l’entreprise. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la consultation des fiches de paie, les relevés d’heures, les avenants au contrat, la mise à jour des informations personnelles, l’accès aux ressources ou aux notes d’information, etc.
En lien avec ce portail, on note l’importance d’automatiser des processus RH. Pour se faire, il s’agit dans un premier temps d’identifier quels processus peuvent être automatisés. Il peut s’agir de la gestion des congés, la gestion des notes de frais ou le processus d’évaluation de performance. Dans un second temps, l’enjeux sera axé sur le fait de se doter du bon outil, adapté à sa structure, ses objectifs ou ses contraintes. On peut alors implémenter un SI, recourir à des applications mobiles ou mettre en place des workflows automatisés, pour simplifier et accélérer ces processus. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article dédié à l’aide au choix de solution dans le cadre de la mise en place d’une solution SIRH Paie. De plus une agence de conseil comme LABBE LAURELLI, est en mesure d’accompagner tout type d’organisations, dans ses projets d’audit et refonte de processus, d’aide au choix de solution, jusqu’à sa mise en oeuvre et sa maintenance.
Former et communiquer n'a jamais été aussi simple
La communications interne, par le biais de plateformes de messagerie instantanée, de forums de discussion ou des réseaux sociaux d’entreprise, va favoriser la collaboration et la communication entre les collaborateurs. Cela facilite notamment le partage et l’accès à l’information, la résolution des problèmes et la création d’un environnement de travail connecté.
En effet, les outils de communication en ligne permettent une communication instantanée, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Que ce soit par le biais de messageries instantanées, de discussions en ligne ou de réseaux sociaux d’entreprise, les informations peuvent être partagées et consultées en temps réel, favorisant ainsi une communication rapide et efficace. Ces mêmes conversations en ligne peuvent être archivées et référencées facilement, permettant ainsi de retrouver rapidement des informations passées ou des discussions antérieures. Cela facilite la recherche d’informations, évite les redondances et permet aux collaborateurs de se tenir informés des discussions passées.
La formation en ligne, quant à elle, est une aubaine pour les collaborateurs, qui pourront avoir accès à des cours, des modules de formation et des ressources pédagogiques à distance. Pour se faire, les organisations vont pouvoir développer des programmes de formation en ligne ou utiliser des plateformes d’apprentissage. Ainsi, elles contribuent à favoriser le développement des compétences et l’apprentissage continu. de leurs salarié.e.s.
l'entrée et la sortie de l'entreprise : des étapes à ne pas négliger du parcours collaborateur
Intégrer le futur collaborateur sans tarder
Considérer que le parcours collaborateur débute avant même que le salarié intègre son poste, revient à faciliter son intégration, réduire les délais administratifs et favoriser son engagement. Par le biais de moyens numériques, les recrues sont connectées avec l’entreprise avant même leur premier jour de travail.
Largement utilisée aujourd’hui, la signature électronique permet de faciliter de gestion administrative ainsi que l’envoi et la collecte de documents importants.
Facteur d’intégration, fourni un accès aux ressources en ligne peut être favorable à l’immersion du futur salarié dans sa nouvelle entreprise ou dans ses fonctions. Il est pertinent d’envoyer au préalable de la date d’embauche, toutes ressources utiles telles que des manuels d’orientation, des guides de référence, des politiques et procédures, des présentations de formation, etc.
Pour aller plus loin, on peut envisager la création d’un portail d’intégration en ligne. Dédié à la centralisation de toutes informations et ressources nécessaires avant leur arrivée. Cela peut inclure des documents administratifs à remplir, des formulaires à soumettre, des informations sur l’entreprise, sa culture, ses valeurs, ainsi que des vidéos ou des présentations pour se familiariser avec l’environnement de travail.
Soigner et faciliter la sortie collaborateur de l’entreprise
Ce même portail peut être utilisé en cas de départ du salarié de l’entreprise. La plateforme peut inclure la possibilité de remplir et de soumettre des formulaires en ligne, de signer électroniquement les documents requis et être guidé dans les formalités administratives.
L’entretien de départ est une processus pouvant être géré en ligne. Ceci faciliter ces entretiens et permet le maintient d’une connexion virtuelle avec le collaborateur, par le biais d’outils de communication en ligne, tels que des appels vidéo, des formulaires ou des sondages en ligne. Notamment, les sondages peuvent être utiles pour recueillir des informations sur les raisons de leur départ, leur satisfaction globale, etc. Autant d’informations utiles pour identifier les domaines d’amélioration et renforcer l’expérience collaborateur pour les futurs employés.
L’expérience collaborateur est indispensable à l’image et à la performance de l’entreprise. La digitalisation des différents processus RH, liés à l’expérience collaborateur n’est plus seulement conseillée, mais aujourd’hui indispensable pour répondre aux nouveaux enjeux et besoins, émergés ces dernières années.
